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关于报销和假期管理模块的应用
介绍
在Horizons EOR平台我们为客户及客户的海外员工设置了全流程报销和假期管理方案。
包括定制审批流、员工提交申请、审批人审批、 报表导入 或导出、管理员代替员工申请报销等功能
Process |  |  |  |  |  |  |  |  |
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| Expense | 将规则分配给员工 | 员工申请报销 | 客户审批人审批报销 | 导出报销报表 | 代替员工申请报销 | |||
| Leaves | 将规则分配给员工 | 员工申请假期 | 客户审批人审批休假 | 导出假期汇总表 | 导入已休假记录 |
考虑在海外雇佣之外，客户企业内部可能已经设置了内部报销或者假期管理流程。我们推荐客户根据自身情况和内部规程，在下列场景中寻找适配的应用方案, 并可以在上方找到相应功能的使用指南。
报销管理
Horizons作为名义雇主，所有员工报销的单据都将作为Horizons的商业费用进入当地实体的会计科目，才能以报销形式发放给员工。因此无论客户选择何种场景适配，最终报销的单据和金额必须完整输入到Horizons的平台以供记录和后续操作。
Opt I - 所有流程在Horizons平台实现
适用场景：所有相关审批人都被允许在非内部系统上进行报销审批
- 邀请所有相关审批人为Horizons 平台用户 (1)
- 配置多层审批流 (2)
- 并为每个员工分配对应的审批流 (3)
- 员工在Horizons平台提交报销 (4)
- 相关审批人（逐层）审批报销 (5)
- Horizons执行已审批的报销
- 客户用户可以选择在导出已审批的报销报表用于内部记录（如需要）（6）
特点：全流程在同一平台保证了流程和进度的透明度,确保信息的准确性和一致性。不再需要依赖传统的纸质文档或电子表格来记录和审批进展，或发送邮件短信来人工查询审批进展。无论是员工还是客户用户都可以通过Horizons平台实时查询到报销审批进度、金额、审批意见、和发放时间等信息。
Opt II - Horizons → 内部OA → Horizons跨平台审批
i. 员工提交→审批代表导出→内部审核→HR平台操作最终审批→Horizons执行报销
使用场景：部分审批人（e.g. 财务或用人经理）必须在内部OA上处理审批，
- 邀请审批人代表为Horizons 平台用户，如审批人代表已经成为用户可略过这一步。（1）
- 配置审批流，将审批人代表添加为单层且最终审批人 （2）
- 并为每个员工分配对应的审批流 （3）
- 员工在Horizons平台提交报销 （4）
- 审批人代表收到平台提示邮件后，将待审批报销报告从Horizons 平台导出，并导入到内部OA进行审核
- 内部OA审核完毕后，审批人代表在Horizons平台进行最终审批 （5）
- Horizons执行已审批的报销
特点：兼顾了内外部需求，但是信息透明度一般，员工可能无法掌握报销审批的实时进度和状态查询。
ii.员工同时跨平台提交报销→内部审核→审批代表平台操作最终审批→Horizons执行报销
使用场景：部分审批人（e.g. 财务或用人经理）必须在内部OA上处理审批，且审批人代表（e.g. HR）无法将报告导入到内部OA
- 邀请审批人代表为Horizons 平台用户，如审批人代表已经成为用户可略过这一步。（1）
- 配置审批流，将审批人代表添加为单层且最终审批人 （2）
- 并为每个员工分配对应的审批流 （3）
- 员工在Horizons平台提交报销的同时也在内部OA上提交报销申请 （4）
- 内部OA审核完毕后，审批人代表在Horizons平台进行最终审批。此处须确保员工在两个平台提交的内容和金额一致 （5）
- Horizons执行已审批的报销
特点：兼顾了内外部需求，员工且可以掌握报销审批的实时进度和状态查询。但审批人代表需要花费更多时间进行核对。
Opt III - 内部OA → Horizons 平台
使用场景：申请人（e.g.员工）及所有审批人都不方便在非内部平台管理报销流程。
- 无需配置审批流
- 员工在内部OA提交报销
- 客户公司内部完成报销审核流程
- 客户在Horizons平台的管理员用户（Admin）将已审批的报销报告导出（包括金额、商户信息、类目和单据）
- 客户在Horizons平台的管理员用户（Admin）代替员工在Horizons 平台提交报销 (8)
- Horizons执行已审批的报销
特点：无需跨平台管理审核流程。但客户代表需要关注内部审批进度并及时在Horizons 平台代为提交 同时确保金额和报销信息的一致性。
假期管理
员工休假记录在劳动合同关系的各个阶段都与员工的收入、福利等因素息息相关。因此Horizons作为名义雇主十分需要与客户紧密合作保证员工休假记录的实时更新。
Opt I - 所有流程在Horizons平台实现
使用场景：所有相关审批人别允许在非内部系统上进行报销审批
- 邀请所有相关审批人为Horizons 平台用户 (1)
- 配置多层审批流 (2)
- 并为每个员工分配对应的审批流 (3)
- 员工在Horizons平台提交申请 (4)
- 相关审批人（逐层）审批假期申请 (5)
- Horizons执行已审批的假期可能产生的额外福利
- 客户用户可以选择在导出已审批的假期报表用于内部记录（如需要）（6）
特点：全流程在同一平台保证了流程和进度的透明度,确保信息的准确性和一致性。不再需要依赖传统的纸质文档或电子表格来记录和审批进展，或发送邮件短信来人工查询审批进展。无论是员工还是客户用户都可以通过Horizons平台实时查询到假期审批进度、审批意见、和时间等信息。同时Horizons平台已经集成了所有覆盖国家的国定假期日历，客户代表便于管理和员工的整体休假情况包括请假和国定假。
Opt II - Horizons → 内部OA → Horizons跨平台审批
使用场景：关键审批人（e.g. 用人经理）必须在内部OA上处理审批
- 邀请审批人代表为Horizons 平台用户，如审批人代表已经成为用户可略过这一步。（1）
- 配置审批流，将审批人代表添加为单层且最终审批人 （2）
- 并为每个员工分配对应的审批流 （3）
- 员工在Horizons平台提交假期的同时也在内部OA上提交假期申请 （4）
- 内部OA审核完毕后，审批人代表在Horizons平台进行最终审批。此处须确保员工在两个平台提交的内容和日期一致 （5）
- Horizons执行已审批的假期可能产生的额外福利
特点：兼顾了内外部需求，员工且可以掌握报销审批的实时进度和状态查询。但审批人代表需要花费更多时间进行核对，并确保不存在员工将年休假或其他假期错误的申请在国定假或其他法定休假日的情况
Opt III - 内部OA → Horizons 平台
使用场景：申请人（e.g.员工）及所有审批人都适合在非内部平台管理假期流程。
- 无需配置审批流
- 员工在内部OA提交假期申请
- 客户公司内部完成假期审核流程
- 客户在Horizons平台的用户（HR, Finance, Admin）将已完成的假期记录包括假期种类、时间段等信息导出
- 客户在Horizons平台的用户（HR, Finance, Admin）在平台导入假期记录 (6)
- Horizons 支持团队审核假期确保无错位或重复提交后最终导入
- Horizons执行已审批的假期可能产生的额外福利
特点：兼顾了内外部需求，员工且可以掌握报销审批的实时进度和状态查询。但审批人代表需要花费更多时间进行核对。并存在员工将年休假或其他假期错误的申请在国定假或其他法定休假日的情况。同时需要定期核对各类假期的余额。
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